Saturs
Atšķirības starp biznesa vēstulēm un mazāk oficiālām, vai personīgām vēstulēm var atrast abu struktūrā. Neoficiālas personīgās vēstules ļauj sūtītājam pēc saviem ieskatiem attiecībā uz vēstules elementu un citu priekšmetu izvietošanu. No otras puses, biznesa vēstulēm jāievēro stingri stila un formas standarti. Galvenie elementi, piemēram, izkārtojums, rindkopu struktūra un tehniskais formatējums, atšķir piemērotu biznesa vēstuli no neoficiālas vēstules.
Galvene un aizvēršana
Biznesa vēstules galvenē jāiekļauj sūtītāja vārds, adrese un datums. Kreisajā malā pamatojiet galveni un informācijai atlasiet vienu atstarpi. Saņēmēja kontaktinformācija no galvenes jāatdala ar vienu atstarpi, un tajā jāiekļauj saņēmēja pilns vārds un adrese, ieskaitot pasta indeksu. Persona, kas raksta neoficiālu vēstuli, var izvēlēties izmantot tikai vienu sveicienu vēstules galvenē. Biznesa vēstules slēgšanai nepieciešams atvadu sveiciens un paraksts. Bieži vien biznesa vēstulē būs paraksts, kā arī sūtītāja vārds, kas ierakstīts zem tā, un visi rakstnieka akreditācijas dati vai nosaukumi. Izmantojiet četras atstarpes starp atvadu sveicienu un vārdu, kas ierakstīts ar roku rakstītam parakstam. Kad personīgā vēstule beidzas, pietiek ar sūtītāja vārdu un mazāk formālu apsveikumu.
Pamatteksta stils
Neoficiāla rakstura personiskās vēstules var apstrādāt bez biznesa vēstules stilistiskiem ierobežojumiem. Sūtītājs var izvēlēties stilu vai toni, lai tas atbilstu parastajām mijiedarbības ar saņēmēju īpašībām. Biznesa vēstulē stilam jāatbilst vēstules nodomam. Biznesa vēstulēm, kas paredzētas saņēmēja iepazīstināšanai ar sūtītāju vai biznesa pakalpojumiem, jāsākas ar ievadu. Pēc tam sūtītājam jāizmanto teksta atlikums, lai informētu saņēmēju par vēstules nodomu vai pieprasījumu rīkoties. Piemēram, pārdošanas vēstulē jāiepazīstina pārdevējs un produkts, jānorāda, kā produkts kalpos saņēmējam, un galu galā aicināt lasītāju rīkoties - iegādāties preci vai pakalpojumu.
Tehniskās atšķirības formātā
Biznesa vēstuļu standarta tehniskie standarti ietver 2 cm apmales sānos ar 2,5 cm atstarpi lapas augšdaļā un apakšdaļā. Biznesa vēstules datumi ir jānorāda, nevis jāsaīsina, un tajos jāiekļauj mēnesis, diena un gads. Sūtītājiem biznesa vēstulēs jāizmanto atbilstoši nosaukumi, taču jāizvairās no atlaišanas. Apsveikumā jānorāda saņēmēja pilns vārds, biznesa vēstulē ar kolu. Personīgajā vēstulē var būt vārds vai nosaukums un uzvārds, kam seko komats. Starp virsrakstu, rakstnieka kontaktinformāciju un sākuma sveicienu jābūt atstarpei. Starp sveicienu un katru no vēstules teksta rindkopām ir arī atstarpe. Izmantojiet 12 punktu serif fontus, piemēram, Times New Roman, biznesa vēstulē un vienā atstarpē starp tekstu. Biznesa vēstules vienmēr ir jāievada drukātā veidā, taču padarot tās ar roku rakstītas, tiek piešķirts personisks pieskāriens.
Svarīgi jautājumi par pēcvārdu
Pēc slēgšanas biznesa vēstulēs jābūt atbilstošām ziņām, piemēram, par kopiju izlaišanu. "Cc:" nozīmē, ka vēstule tika pārsūtīta arī citiem cilvēkiem. Pēcvārds ir arī piemērota vieta biznesa vēstulē iekļautā materiāla apzīmēšanai. Pavaddokumentā jābūt atsaucei kā vienumiem, kas iekļauti pēc noslēguma paraksta, biznesa vēstulē norādot lodziņa raksta numuru un veidu.