Saturs
Klientu vēstules parasti atbilst noteiktiem formātiem un izskatās labi izplānotas un profesionālas. Viņiem ir universāli elementi, piemēram, apsveikumi un aizvērumi. Tie, kas runā par norēķinu procedūrām, satur informāciju par uzņēmuma maksājumu politiku un apraksta, kā klientiem būtu jāmaksā rēķini. Par izmaiņām šajās politikās jāpaziņo pa pastu klientam pa pastu nosūtot vēstuli, rakstiski informējot par notikušajām izmaiņām.
Atvēršana
Vēstules atvērumā ir rakstīšanas datums, adresāta kontaktinformācija un apsveikums. Vēstules sadaļa ar apsveikumu "Cienījamais kliente" tiks ierakstīta divvietīgā vietā zem klienta kontaktinformācijas. Apsveikums pareizi uzrunā klientu ar tādiem nosaukumiem kā kungs vai kundze un uzvārds.
Vēstules mērķis
Mērķa punkts informē klientu, ka jūs rakstāt, lai informētu viņu par izmaiņām norēķinu sistēmā. Šajā punktā jāiekļauj arī garantijas, ka šī vēstule nav rēķins.
Ietekme uz patērētāju
Efektu punkts ir detalizēts, un tajā ir uzskaitīti veidi, kā jūsu uzņēmuma veiktās izmaiņas ietekmēs klientu. Šie efekti var ietvert jaunu norēķinu adresi, uz kuru jāsūta maksājumi, vai jaunus norēķinu datumus. Šīs izmaiņas jāraksta pozitīvi un par labu klientam. Katra izmaiņa ir jāapraksta kā ieguvums klientam, kā arī jūsu uzņēmumam.
Slēgšana
Noslēguma sadaļā jāiekļauj jūsu noslēguma paziņojums klientam, piemēram, "Paldies par jūsu aizbildnību", "Ar cieņu" vai vienkāršs "Paldies". Tajā būs jūsu ievadītais vārds, paraksts un kontaktinformācija. Jāiekļauj arī e-pasta adrese, lai klienti varētu ar jums sazināties, ja viņiem ir kādi jautājumi.